Databehandleraftale (DPA)

Opdateret 27. marts 2022

1) Baggrund og formål

Denne aftale vedrørende behandling af personoplysninger (”Databehandleraftalen”) regulerer behandlingen af personoplysninger som Webfronten ApS, CVR-nr. 43010336, (”Databehandleren”) foretager på vegne af Kunden (den ”Dataansvarlige”), som nærmere beskrevet i parternes særskilte aftale(r) herom (”hovedaftalen”).

Databehandleraftalen fastsætter de rettigheder og forpligtelser, som finder anvendelse, når databehandleren foretager behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.

Aftalen er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (Databeskyttelsesforordningen), som stiller specifikke krav til indholdet af en databehandleraftale.

Databehandleraftalen og ”hovedaftalen” er indbyrdes afhængige, og kan ikke opsiges særskilt. Databehandleraftalen kan dog – uden at opsige ”hovedaftalen” – erstattes af en anden gyldig databehandleraftale.

Denne databehandleraftale har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestemmelser i andre aftaler mellem parterne, herunder i ”hovedaftalen”.

Denne databehandleraftale frigør ikke databehandleren for forpligtelser, som efter databeskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning direkte er pålagt databehandleren.

2) Den dataansvarliges forpligtelser og rettigheder

Den dataansvarlige har over for omverdenen (herunder den registrerede) som udgangspunkt ansvaret for, at behandlingen af personoplysninger sker indenfor rammerne af databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven.

Den dataansvarlige har derfor både rettighederne og forpligtelserne til at træffe beslutninger om, til hvilke formål og med hvilke hjælpemidler der må foretages behandling.

Den dataansvarlige er blandt andet ansvarlig for, at der foreligger hjemmel til den behandling, som databehandleren instrueres i at foretage.

3) Databehandleren handler efter instruks

Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt; i så fald underretter databehandleren den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser, jf. art 28, stk. 3, litra a.

Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks efter databehandlerens mening er i strid med databeskyttelsesforordningen eller databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret.

4) Fortrolighed

Databehandleren sikrer, at kun de personer, der aktuelt er autoriseret hertil, har adgang til de personoplysninger, der behandles på vegne af den dataansvarlige. Adgangen til oplysningerne skal derfor straks lukkes ned, hvis autorisationen fratages eller udløber.

Der må alene autoriseres personer, for hvem det er nødvendigt at have adgang til personoplysningerne for at kunne opfylde databehandlerens forpligtelser over for den dataansvarlige.

Databehandleren sikrer, at de personer, der er autoriseret til at behandle personoplysninger på vegne af den dataansvarlige, har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt.

Databehandleren skal efter anmodning fra den dataansvarlige kunne påvise, at de relevante medarbejdere er underlagt ovennævnte tavshedspligt.

5) Behandlingssikkerhed

Databehandleren iværksætter alle foranstaltninger, som kræves i henhold til databeskyttelsesforordningens artikel 32, hvoraf det bl.a. fremgår, at der under hensyntagen til det aktuelle niveau, implementeringsomkostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder skal gennemføres passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et sikkerhedsniveau, der passer til disse risici.

Ovenstående forpligtelse indebærer, at databehandleren skal foretage en risikovurdering, og herefter gennemføre foranstaltninger for at imødegå identificerede risici. Der kan herunder bl.a., alt efter hvad der er relevant, være tale om følgende foranstaltninger:

1. Pseudonymisering og kryptering af personoplysninger
2. Evne til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed af behandlingssystemer og -tjenester
3. Evne til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til personoplysninger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse
4. En procedure for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effektiviteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behandlingssikkerhed

6) Anvendelse af underdatabehandlere

Databehandleren kan gøre brug af en tredjepart til behandlingen af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige uden forudgående samtykke hertil.

Databehandleren benytter en række underdatabehandlere. Databehandlerens underleverandører er oplistet i den til enhver tid opdaterede liste over underdatabehandlere. Den dataansvarlige har mulighed for at gøre indsigelser gældende mod tilføjelser eller erstatninger af underdatabehandler i det omfang, der er en rimelig grund hertil.

Når databehandleren gør brug af en underdatabehandler, skal databehandleren og underdatabehandleren indgå en skriftlig aftale, som pålægger underdatabehandleren de samme databeskyttelsesforpligtelser, som påhviler databehandleren (herunder i medfør af denne databehandleraftale). Uanset foranstående, accepterer den dataansvarlige, at behandling af personoplysninger kan foretages på de standardvilkår, som er gældende for en underdatabehandler, forudsat at den dataansvarlige er oplyst herom. Sådan oplysning er angivet for en underdatabehandler på databehandlerens hjemmeside eller i øvrigt oplyst til den dataansvarlige.

7) Overførsel af oplysninger til tredjelande eller internationale organisationer

Den dataansvarlige accepterer, at databehandleren kan overføre/give adgang til personoplysninger til en underdatabehandler i et land uden for den Europæiske Union eller EØS (f.eks. USA) – forudsat at den dataansvarlige forud herfor har sikret det fornødne lovlige overførelsesgrundlag.

Såfremt det i henhold til det anvendte overførselsgrundlag kræves, at den dataansvarlige er direkte aftalepart i overførselsgrundlaget, skal databehandleren anses for bemyndiget til at indgå sådan aftale på vegne af den dataansvarlige.

Evt. regulering gældende i medfør af det anvendte overførelsesgrundlag har forrang frem for reguleringen i denne databehandleraftale, dog alene i relation til den behandling, som nødvendiggør overførelsesgrundlaget; øvrig behandling er alene reguleret af denne databehandleraftale.

8) Bistand til den dataansvarlige

Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt muligt den dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger, med opfyldelse af den dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af de registreredes rettigheder som fastlagt i databeskyttelsesforordningens kapitel 3.

Dette indebærer, at databehandleren så vidt muligt skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:

1. oplysningspligten ved indsamling af personoplysninger hos den registrerede
2. oplysningspligten, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos den registrerede
3. den registreredes indsigtsret
4. retten til berigtigelse
5. retten til sletning (“retten til at blive glemt”)
6. retten til begrænsning af behandling
7. underretningspligt i forbindelse med berigtigelse eller sletning af personoplysninger eller begrænsning af behandling
8. retten til dataportabilitet
9. retten til indsigelse
10. retten til at gøre indsigelse mod resultatet af automatiske individuelle afgørelser, herunder profilering

Databehandleren bistår den dataansvarlige med at sikre overholdelse af den dataansvarliges forpligtelser i medfør af databeskyttelsesforordningens artikel 32-36 under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren, jf. art 28, stk. 3, litra f.

Dette indebærer, at databehandleren under hensyntagen til behandlingens karakter skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:

1. forpligtelsen til at gennemføre passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et sikkerhedsniveau, der passer til de risici, der er forbundet med behandlingen
2. forpligtelsen til at anmelde brud på persondatasikkerheden til tilsynsmyndigheden (Datatilsynet) uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer, efter at den dataansvarlige er blevet bekendt med bruddet, medmindre at det er usandsynligt, at bruddet på persondatasikkerheden indebærer en risiko for fysiske personers rettigheder eller frihedsrettigheder.
3. forpligtelsen til – uden unødig forsinkelse – at underrette den/de registrerede om brud på persondatasikkerheden, når et sådant brud sandsynligvis vil in-debære en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder
4. forpligtelsen til at gennemføre en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse, hvis en type behandling sandsynligvis vil indebære en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder
5. forpligtelsen til at høre tilsynsmyndigheden (Datatilsynet) inden behandling, såfremt en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse viser, at behandlingen vil føre til høj risiko i mangel af foranstaltninger truffet af den dataansvarlige for at begrænse risikoen

Parternes eventuelle regulering/aftale om vederlæggelse eller lignende i forbindelse med databehandlerens bistand til den dataansvarlige vil fremgå af parternes ”hovedaftale”.

9) Underretning om brud på persondatasikkerheden

Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være blevet opmærksom på, at der er sket brud på persondatasikkerheden hos databehandleren eller en eventuel underdatabehandler.

Databehandlerens underretning til den dataansvarlige skal om muligt ske senest 24 timer efter at denne er blevet bekendt med bruddet, sådan at den dataansvarlige har mulighed for at efterleve sin eventuelle forpligtelse til at anmelde bruddet til tilsynsmyndigheden inden for 72 timer.

I overensstemmelse med ovenstående, skal databehandleren – under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for denne – bistå den dataansvarlige med at foretage anmeldelse af bruddet til tilsynsmyndigheden.

Det kan betyde, at databehandleren bl.a. skal hjælpe med at tilvejebringe nedenstående oplysninger, som efter databeskyttelsesforordningens artikel 33, stk. 3, skal fremgå af den dataansvarliges anmeldelse til tilsynsmyndigheden:

Karakteren af bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er muligt, kategorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt kategorierne og det omtrentlige antal berørte registreringer af personoplysninger
Sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerheden
Foranstaltninger, som er truffet eller foreslås truffet for at håndtere bruddet på persondatasikkerheden, herunder hvis det er relevant, foranstaltninger for at begrænse dets mulige skadevirkninger

10) Sletning og tilbagelevering af oplysninger

Ved ophør af tjenesterne vedrørende behandling forpligtes databehandleren til, efter den dataansvarliges valg, at slette eller tilbagelevere alle personoplysninger til den dataansvarlige, samt at slette eksisterende kopier, medmindre EU-retten eller national ret foreskriver opbevaring af personoplysningerne.

11) Tilsyn og revision

Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise databehandlerens overholdelse af databeskyttelsesforordningens artikel 28 og denne aftale, til rådighed for den dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, der foretages af den dataansvarlige eller en anden revisor, som er bemyndiget af den dataansvarlige.

Den dataansvarliges tilsyn med eventuelle underdatabehandlere sker som udgangspunkt gennem databehandleren.

Databehandleren er forpligtet til at give myndigheder, der efter den til enhver tid gældende lovgivning har adgang til den dataansvarliges og databehandlerens faciliteter, eller repræsentanter, der optræder på myndighedens vegne, adgang til databehandlerens fysiske faciliteter mod behørig legitimation.

12) Vederlag

Databehandleren har krav på betaling efter medgået tid, samt databehandlerens øvrige omkostninger herved, for de ydelser der udføres efter databehandleraftalen på den dataansvarliges anmodning. Ydelserne kan omfatte, men er ikke begrænset til, ændringer af instruksen, assistance ved anmeldelse af brud på persondatasikkerheden, udlevering af oplysninger, bistand ved audit, samarbejde med tilsynsmyndigheder og hjælp til efterlevelse af anmodninger fra registrerede. Databehandleren er forpligtet til efter anmodning fra den dataansvarlige at give et estimat for vederlagets størrelse inden opgaverne udføres.

Databehandleren har krav på betaling efter medgået tid samt databehandlerens øvrige omkostninger herved, for de ydelser der udføres efter databehandleraftalen som følger af ændringer i den dataansvarliges forhold. Ydelserne kan omfatte, men er ikke begrænset til, bistand til ændringer der følger af nye risikovurderinger og konsekvensanalyser samt ændringer nødvendiggjort af, at den dataansvarlige forpligtes af anden lovgivning end gældende i Danmark.

Vederlaget opgøres efter de aftalte timesatser i aftale(r)n(e) om levering af hovedydelserne, og hvor der ikke er aftalt timesatser heri, da efter databehandlerens gældende timesatser.

En part har uanset ovenstående ikke krav på betaling for assistance eller implementering af ændringer i det omfang, sådan assistance eller ændring er en direkte følge af partens egen misligholdelse af denne databehandleraftale.

13) Varighed og ophør

Databehandleraftalen gælder så længe databehandleren behandler personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.

I det omfang den dataansvarlige ikke selv er i besiddelse af personoplysningerne ved databehandleraftalens ophør, skal databehandleren tilbagelevere personoplysningerne behandlet under databehandleraftalen til den dataansvarlige. Databehandleren er herefter forpligtet til at slette personoplysningerne.

14) Ansvarsbegrænsninger

Ansvarsbegrænsningerne i parternes aftale om hovedaftalen omfatter også denne databehandleraftale.